Privacyverklaring

Vereniging tot Behoud van Oud, Groen en Leefbaar Voorschoten

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing ?

Op de leden van de Vereniging van Oud, Groen en Leefbaar Voorschoten (OGLV).

Leden zijn van essentieel belang voor het voortbestaan van OGLV. Zonder de financiële steun van de leden kan OGLV haar werk niet doen. De bescherming van hun persoonlijke gegevens is voor het bestuur van OGLV heel belangrijk.

Dit reglement beschrijft hoe wij de gegevens van onze leden registreren, beveiligen en gebruiken.

De ledenadministratie

Van de leden van OGLV worden  de volgende gegevens limitatief opgenomen:

  • naam, voornaam*), voorletters en geslacht*);
  • adres, postcode en woonplaats;
  • telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen);
  • geboortedatum*).

*)  optioneel.

Deze gegevens worden bij aanmelding als lid vrijwillig door de aanmeldende persoon opgegeven, waarmee de aanmelder impliciet akkoord gaat met vastlegging van deze gegevens. Deze persoonsgegevens worden in een bestand opgeslagen, tezamen met:

  • het lidmaatschapsnummer;
  • de datum van aanmelding;
  • eventuele algemene opmerkingen met betrekking tot het soort lidmaatschap;
  • de “wijkcode” voor de bezorging van (papieren) post door OGLV-vrijwilligers.

Voor een duidelijke herkenbaarheid en traceerbaarheid worden aanmeldingen tevens vastgelegd in een separate lijst. Dit geldt eveneens voor leden die zijn verhuisd.

Ook de gegevens van leden die opzeggen worden gedurende een periode van vier jaar in een aparte oud-ledenlijst geregistreerd. Daaraan worden toegevoegd de opzegdatum en reden van opzegging (indien bekend). Jaarlijks worden de gegevens van oud-leden die vier jaar of eerder opzegden uit het bestand verwijderd. Op verzoek van een oud-lid of bijvoorbeeld een nabestaande worden de persoonlijke gegevens direct verwijderd.

Inzichtelijkheid gegevens

Ter controle worden de eigen gegevens na aanmelding voor het lidmaatschap in een bevestigingsbrief aan de aanmelder terug gemeld. Op verzoek zijn de eigen gegevens voor ieder lid altijd in te zien en deze worden op zijn/haar verzoek aangepast.

Toepassingen

De persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • beheer van het ledenbestand;
  • verzending (per post en/of digitaal) van aan de vereniging gerelateerde algemene mededelingen, het Nieuwsbulletin en/of verwijzingen naar de website voor nadere info over een onderwerp;
  • aankondiging van en eventuele documenten voor een ALV;
  • aankondigingen van evenementen (museumbezoek, natuurwandeling, bezichtiging gebouw, lezing en dergelijke) en bevestigingen van deelname, plaatsing op reservelijst of afwijzing;
  • aanmaken en versturen van algemene en/of gepersonaliseerde e-mailberichten.

Het basis ledenbestand wordt gebruikt voor:

  • de jaarlijkse verzoeken voor betaling van de contributies, waarop de adresgegevens, lidnummer en wijkcode vermeld staan;
  • het debiteurenbeheer:
  • registratie van ontvangen betalingen (met bedrag en datum);
  • versturen van herinneringen en aanmaningen.

De periodieke distributie-bestanden worden gebruikt voor:

  • de externe drukkerij om de papieren post van de volledige adressering te voorzien; dit is een beperkte versie van het ledenbestand waarin alleen zijn opgenomen: voorletters, naam, adres, postcode, plaats en wijkcode;
  • voor de elektronische post waarbij gebruik wordt gemaakt van de “Mailchimp-services” op internet; frequent wordt hiertoe een nieuwe distributielijst op Mailchimp gezet die na enige tijd weer wordt verwijderd; ook dit betreft steeds een gestripte versie van het ledenbestand waarin alleen zijn opgenomen: lidnummer, voornaam, naam en emailadres.

Van enige ‘grootschalige verwerking’ van de (persoons)-gegevens is geen sprake.

Persoonsgegevens worden verder niet aan derden verstrekt.

Beveiliging gegevens:

De gegevens zijn opgeslagen op de individuele pc’s van de (bestuurs)leden die over de ledengegevens moeten beschikken uit hoofde van hun functie binnen de vereniging. Ieder van deze individuele (bestuurs)leden is persoonlijk verantwoordelijk voor afscherming van de leden gegevens.

Het beperkte bestand dat voor de elektronische distributie op Mailchimp wordt gezet is via ‘user id’ gecombineerd met een ‘password’ beveiligd.

Toegang tot de ledengegevens

Slechts een beperkt aantal bestuursleden en functionarissen van OGLV heeft uit hoofde van hun functie rechtstreeks toegang tot de opgeslagen gegevens. Dit geldt met name voor:

  • de ledenadministrateur;
  • de penningmeester;
  • voor zover noodzakelijk een (externe) ICT deskundige.
  • andere leden kunnen op verzoek inzage in (delen van) de ledenadministratie krijgen indien dat nodig is voor de uitoefening van hun werkzaamheden. Met name vallen hieronder distributie-medewerkers, redactie- en activiteitencommissie.

Financiële administratie

OGLV maakt voor de financiële administratie gebruik van een door een externe ICT deskundige ontworpen Excel spreadsheet programma. Daarin worden alle inkomsten en uitgaven geregistreerd, waaronder de contributies. Het programma genereert uiteindelijk de jaarstukken die benodigd zijn onder meer voor de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering. De jaarstukken zelf worden onderworpen aan een onderzoek door een uit de leden gekozen kascommissie.

Bescherming van de geregistreerde gegevens

Alleen voor de hiervoor genoemde toepassingen zal OGLV de geregistreerde gegevens gebruiken.

Bestuur OGLV